La Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels
La Loi sur l'accès à l'information (AI) permet aux citoyens canadiens*, aux résidents permanents*, aux personnes présentes au Canada** et aux entreprises situées au Canada d’avoir accès à l’information contenue dans les dossiers du gouvernement fédéral qui n’est pas de nature personnelle. La Loi garantit la possibilité de faire une demande de renseignements et, à la condition que ces renseignements ne soient pas assujettis à une exception ou exclusion, le gouvernement fédéral doit permettre au demandeur de consulter les documents en question ou doit lui en remettre une copie.
La Loi sur la protection des renseignements personnels (PRP) donne les citoyens canadiens*, aux résidents permanents* et aux personnes présentes** au Canada certains droits concernant l'accès aux renseignements détenus par les organismes fédéraux à leur sujet. Cette Loi protège également la vie privée des personnes en empêchant les autres d'avoir accès à leurs renseignements personnels et permet aux personnes d'exercer un contrôle important sur la collecte et l'utilisation de ces renseignements. La Loi ne vous donne accès qu'à vos propres renseignements personnels. Elle ne vous donne pas accès aux renseignements personnels d'une autre personne.
*Les demandeurs peuvent être appelés à fournir une preuve de citoyenneté ou de résidence permanente (AI règlement 7.3; PRP règlement 8(2))
** Les demandeurs doivent être présents physiquement au Canada au moment où la demande est présentée et lorsque l'accès aux renseignements leur est donné. (ATI s.4(1); PA s. 12(1)). Les demandeurs peuvent être appelés à fournir une preuve additionnelle.
Tous les demandeurs doivent fournir leur nom, adresse, numéro de téléphone, lieu de résidence et occupation (travail ou études).
Tous les renseignements recueillis par le Conseil des arts du Canada sont régis par ces lois.
Divulgation proactive
Dans bien des cas, vous pourrez trouver l’information dont vous avez besoin dans le site Web du Conseil des arts du Canada ou en examinant le contenu du lien de la Recherche qui présente des profils, statistiques, enjeux et tendances quant aux subventions, des faits sur les arts et des liens vers d’autres sources.
La politique du Conseil des arts est de publier, dans son site Web, l’information relative à toutes les subventions et à tous les prix. Le lien « Liste des bénéficiaires » permet aux utilisateurs de faire une recherche parmi les subventions et prix attribués au cours de l’année financière précédente à l’aide de nombreux champs de recherche : année financière, discipline, programme, nom du ou des bénéficiaires, organisme. Les noms des membres de comités qui participent au processus d’évaluation par les pairs figurent aussi dans le site.
Demande d’information en vertu de la Loi sur l’accès à l’information
Demande ou correction de renseignements personnels en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels
Collecte, utilisation et divulgation des renseignements personnels recueillis par le Conseil des arts du Canada
Numéro d’assurance sociale et avis de réception
Principes régissant l'assistance aux auteurs de demandes
Info Source
Rapports annuels de l’AIPRP au Parlement
Renseignements supplémentaires
Demande d’information en vertu de la Loi sur l’accès à l’information
Pour accéder à des dossiers en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, vous devez décrire par écrit l’information que vous voulez obtenir, en indiquant tout renseignement pertinent pouvant nous aider à repérer l’information, ou remplir le formulaire de demande (pdf, 130k).
Envoyer le tout à la coordonnatrice de l'AIPRP, en prenant soin d’inclure un chèque de 5 $ à l’ordre du Conseil des arts du Canada. Si une demande nécessite une longue recherche ou une grande quantité de dossiers, il se peut que des frais supplémentaires soient exigés.
À noter : Il est possible que vous n’obteniez pas l’accès complet à l’information demandée. Par exemple, la Loi sur l’accès à l’information protège des renseignements qui pourraient compromettre des intérêts publics et privés. La Loi sur la protection des renseignements personnels protège des types précis de renseignements personnels.
Une demande non officielle est une demande qui est présentée sans référence au droit d’accès garanti par la Loi sur l’accès à l’information ou par la Loi sur la protection des renseignements personnels. Pour ce genre de demandes, il n’y a pas de délai ou de frais officiels ni de possibilités de revue des décisions par une partie indépendante. Communiquez avec nous de façon non officielle avant de recourir à la Loi.
L'information visée par une exception en vertu de ces Lois n'est pas divulguée de façon informelle.
Demande ou correction de renseignements personnels en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels
Pour présenter une demande officielle en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, veuillez remplir le Formulaire de demande (pdf, 130k) ou fournir par écrit une description détaillée de l’information demandée à la coordonnatrice de l'AIPRP du Conseil.
À noter : Aucuns frais ne sont associés aux demandes d’accès à vos propres renseignements personnels. La Loi ne vous donne accès qu'à vos renseignements personnels. Elle ne vous donne pas accès aux renseignements personnels d'une autre personne.
Vous n’avez pas à recourir à la Loi sur la protection des renseignements personnels pour obtenir de la rétroaction sur votre demande de subvention au Conseil des arts ou pour accéder aux renseignements vous concernant qui sont contenus dans les dossiers du Conseil. Le Conseil vous encourage à écrire de façon non officielle au Service duquel relève le programme en question. Cependant, les évaluations externes sont assujetties à la Loi (voir ci-dessous).
La Loi renferme également une procédure en vue de corriger des erreurs au dossier de renseignements personnels. Pour présenter une demande de correction des renseignements personnels ou d’ajout de note à votre dossier personnel relevant du Conseil des arts du Canada, veuillez remplir le Formulaire de demande de correction aux renseignements personnels.
Collecte, utilisation et divulgation des renseignements personnels recueillis par le Conseil des arts du Canada
Le Conseil reçoit les renseignements personnels des personnes et des organisations qui présentent une demande de subvention, des membres des comités qui évaluent les demandes, et de bien d'autres personnes dans le cadre de ses activités. Tous les renseignements personnels que le Conseil possède sont régis par la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels.
Le Conseil ne peut utiliser les renseignements personnels que dans le but pour lequel ils ont été recueillis ou pour une utilisation conforme à ce but. Les renseignements suivants sont protégés et ne peuvent être divulgués qu'avec le consentement de la personne :
- l'adresse postale
- le numéro téléphone
- le numéro d'assurance sociale
- le sexe
- la date de naissance
- des commentaires écrits concernant une personne
Une fois la subvention approuvée et que le récipiendaire du prix ou de la subvention a été avisé par écrit, le Conseil peut divulguer les renseignements suivants sans le consentement des personnes :
- le nom et le lieu de résidence de la personne ou de l'organisation
- le montant et la raison de la subvention (cela peut comprendre un résumé du projet ainsi que les dépenses liées à la subvention)
Le Conseil peut utiliser ces renseignements personnels des façons suivantes :
- dans les rapports annuels sur les demandes acceptées
- dans les rapports statistiques, les études et les analyses des enjeux et des tendances
- dans la « Liste interrogeable des subventions » du site Web du Conseil
- dans les listes de distribution afin d'aviser les clients et les parties intéressées des actualités, des mises à jour des programmes, des publications et d'autres renseignements liés au Conseil
Les renseignements fournis de façon involontaire par les candidats et recueillis sur les artistes et les organisations artistiques (p. ex., pratique artistique, langue, région, sexe, âge et diversités culturelle et raciale) sont utilisés par le Conseil afin de favoriser l'égalité des chances et de l'accès à ses programmes et à ses services.
Pairs évaluateurs
L'identité des pairs évaluateurs externes (les personnes qui font partie des comités qui examinent les demandes de subvention) est protégée par la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels et n'est pas divulguée à moins que le pair évaluateur n'y consente.
À la fin du mandat des pairs évaluateurs, les nom et lieu de résidence des membres des comités d'évaluation par les pairs sont disponibles sur demande. Le nom des membres qui ont fait partie des comités pendant un exercice financier sont affichés dans le site Web du Conseil.
(Renseignements supplémentaires : Évaluation par les pairs : comment sont prises les décisions)
Demandes de subventions
Le Conseil considère le contenu des demandes comme confidentiel. Les pairs évaluateurs qui examinent les demandes doivent accepter de protéger les renseignements qui leur sont confiés. Ils doivent également assurer la confidentialité des délibérations des réunions des comités ainsi que des évaluations écrites et les rapports.
À titre confidentiel et pour des raisons de planification de programmes et d'évaluation des demandes, le Conseil pourrait parfois fournir des renseignements concernant des demandes de subvention ou des prix à des représentants d'autres organismes de financement des arts.
Si vous avez présenté une demande de subvention, vous pouvez demander d'examiner le contenu de votre dossier ainsi que les évaluations artistiques relatives à la demande. Le texte exhaustif des évaluations sera publié, à l'exception du nom de l'évaluateur ainsi que tout renseignement qui pourrait révéler son identité et les commentaires personnels au sujet d'autres personnes.
Règle générale, on ne prend pas de notes durant les réunions des comités d'évaluation par les pairs. Un comité d'évaluation par les pairs peut choisir de faire des commentaires sur une demande en particulier; ces commentaires sont ensuite transmis au candidat en question dans la lettre d'avis. Conformément à la politique de confidentialité du Conseil, les commentaires ne sont pas liés aux membres des comités d'évaluation par les pairs de façon individuelle.
Numéro d’assurance sociale et avis de réception
En vertu de la Loi de l'impôt sur le revenu, le Conseil doit inscrire le numéro d'assurance sociale d'une personne sur les T4 qu'il remet pour les subventions individuelles et les services rendus. Il n’est pas recommandé d’inclure des renseignements personnels de nature délicate, comme votre numéro d’assurance sociale (NAS) ou votre numéro d’identification personnelle (NIP), dans tout document électronique que vous envoyez au Conseil, par exemple des courriels ou des formulaires en ligne.
Principes régissant l'assistance aux auteurs de demandes
Dans le traitement de votre demande soumise en vertu de la Loi sur l'accès à l'information, nous nous engageons à :
1. Traiter votre demande sans tenir compte de votre identité.
2. Vous prêter toute l’assistance raisonnable pour faire votre demande.
3. Vous aviser, au besoin, lorsqu’il faut clarifier votre demande.
4. Faire les efforts raisonnables pour trouver et recueillir les documents demandés.
5. Appliquer les exceptions précises et limitées aux documents demandés.
6. Fournir des réponses exactes et complètes.
7. Vous fournir, en temps opportun, l'information demandée.
8. Vous fournir, s'il y a lieu, les documents sur le support et dans la langue officielle demandés.
9. Fixer un endroit approprié dans l'institution fédérale pour examiner l'information demandée.
Info Source
Info Source est un registre des fonds de renseignements des institutions fédérales, y compris le Conseil des arts du Canada. Il constitue un outil de référence pour les citoyens qui souhaitent exercer les droits conférés par la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels. Info Source est disponible en ligne, ainsi que dans la plupart des bibliothèques publiques et universitaires.
2012 Arrêté sur la délégation en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels
Rapports annuels de l'AIPRP au Parlement
Les rapports annuels sont les moyens par lesquels les institutions fédérales rendent compte de leur administration de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, y compris de leurs réussites et difficultés.
Conformément à l’article 72 de la Loi sur l’accès à l’information, et à l’article 72 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le rapport annuel sur l’administration de ces Lois au Conseil des arts du Canada décrit comment le Conseil s’est acquitté de ses responsabilités en vertu de ces Lois au cours de l’exercice 2011-2012.
2011-2012
2010-2011
2009-2010
2008-2009
Comment puis-je obtenir plus d'information?
Personne-ressource :
Debbie Stenson
Coordonnatrice de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
Conseil des arts du Canada
350, rue Albert C.P. 1047
Ottawa (Ontario) K1P 5V8
Téléphone : 613-566-4414, poste 4696
Sans frais : 1 800 263-5588, poste 4696
Télécopieur : 613-566-4390