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La Loi sur l'accès à l'information donne aux citoyens canadiens un droit d'accès à l'information contenue dans les dossiers du gouvernement fédéral. La Loi sur la protection des renseignements personnels donne aux citoyens canadiens un droit d'accès à leurs renseignements personnels en possession du gouvernement. Elle protège également ces renseignements contre une utilisation et une divulgation non autorisées. Tous les renseignements recueillis par le Conseil des Arts du Canada sont régis par ces lois.

Comment faire une demande de renseignements en vertu de la Loi sur l'accès à l'information?

Comment consulter mes renseignements personnels en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels?

Comment le Conseil des Arts du Canada utilise-t-il mes renseignements personnels? Comment les divulgue-t-il?

Pourquoi le Conseil des Arts du Canada demande-t-il le numéro d'assurance sociale sur les demandes de subvention?

Principes régissant l'assistance aux auteurs de demandes

Qu’est-ce qu'Info Source?

Comment puis-je obtenir plus d'information?

Comment présenter une demande de renseignements en vertu de la Loi sur l'accès à l'information?

• Première étape :
  Avant de présenter une demande officielle en vertu de la Loi, communiquez avec le coordonnateur de l’accès à l’information du Conseil de façon officieuse. Les renseignements que vous voulez demander peuvent déjà être publiés ou autrement accessibles dans un format public.
  
• Deuxième étape :
  Si les renseignements que vous voulez demander ne sont pas accessibles dans un format public, vous devez remplir un formulaire de demande ou envoyer une demande écrite dans laquelle vous invoquez la Loi. Décrivez les renseignements que vous voulez et donnez tous les détails pertinents qui nous permettront de les trouver.
  
• Troisième étape :
  Envoyez votre demande au coordonnateur de l’accès à l’information du Conseil. Joignez à votre demande un montant de 5 $ payable au « Conseil des Arts du Canada ». Il est possible que l’on vous demande de payer des coûts supplémentaires afin d'aider à couvrir les frais de traitement. 

Remarque : Il est possible que l’on ne vous donne pas accès à tous les renseignements demandés. Par exemple, la Loi sur l'accès à l'information protège les renseignements qui pourraient nuire aux intérêts personnels et publics. La Loi sur la protection des renseignements personnels protège des types de renseignements personnels précis. 

Comment consulter mes renseignements personnels en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels?

• Présentez par écrit une description précise des renseignements que vous demandez au coordonnateur de l'accès à l'information du Conseil. Aucun frais ne vous sera demandé. 
  
• La Loi ne vous donne accès qu'à vos renseignements personnels. Elle ne vous donne pas accès aux renseignements personnels d'une autre personne.

Comment le Conseil des Arts utilise-t-il les renseignements personnels? Comment les divulgue-t-il?

Le Conseil reçoit les renseignements personnels des personnes et des organisations qui présentent une demande de subvention, des membres des comités qui évaluent les demandes, et de bien d'autres personnes dans le cadre de ses activités. Tous les renseignements personnels que le Conseil possède sont régis par la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Le Conseil ne peut utiliser les renseignements personnels que dans le but pour lequel ils ont été recueillis ou pour une utilisation conforme à ce but. Les renseignements suivants sont protégés et ne peuvent être divulgués qu'avec le consentement de la personne :

• l'adresse postale
• le numéro téléphone
• le numéro d'assurance sociale
• le sexe
• la date de naissance
• des commentaires écrits concernant une personne

Une fois la subvention approuvée et que le récipiendaire du prix ou de la subvention a été avisé par écrit, le Conseil peut divulguer les renseignements suivants sans le consentement des personnes :

• le nom et le lieu de résidence de la personne ou de l'organisation
• le montant et la raison de la subvention (cela peut comprendre un résumé du projet ainsi que les dépenses liées à la subvention)

Le Conseil peut utiliser ces renseignements personnels des façons suivantes :

• dans les rapports annuels sur les demandes acceptées
• dans les rapports statistiques, les études et les analyses des enjeux et des tendances
• dans la « Liste interrogeable des subventions » du site Web du Conseil
• dans les listes de distribution afin d'aviser les clients et les parties intéressées des actualités, des mises à jour des programmes, des publications et d'autres renseignements liés au Conseil

Les renseignements fournis de façon involontaire par les candidats et recueillis sur les artistes et les organisations artistiques (p. ex., pratique artistique, langue, région, sexe, âge et diversités culturelle et raciale) sont utilisés par le Conseil afin de favoriser l'égalité des chances et de l'accès à ses programmes et à ses services.

Pairs évaluateurs
L'identité des pairs évaluateurs externes (les personnes qui font partie des comités qui examinent les demandes de subvention) est protégée par la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels et n'est pas divulguée à moins que le pair évaluateur n'y consente.

À la fin du mandat des pairs évaluateurs, les nom et lieu de résidence des membres des comités d'évaluation par les pairs sont disponibles sur demande. Le nom des membres qui ont fait partie des comités pendant un exercice financier sont affichés dans le site Web du Conseil.

Demandes de subventions
Le Conseil considère le contenu des demandes comme confidentiel. Les pairs évaluateurs qui examinent les demandes doivent accepter de protéger les renseignements qui leur sont confiés. Ils doivent également assurer la confidentialité des délibérations des réunions des comités ainsi que des évaluations écrites et les rapports.

À titre confidentiel et pour des raisons de planification de programmes et d'évaluation des demandes, le Conseil pourrait parfois fournir des renseignements concernant des demandes de subvention ou des prix à des représentants d'autres organismes de financement des arts.

Si vous avez présenté une demande de subvention, vous pouvez demander d'examiner le contenu de votre dossier ainsi que les évaluations artistiques relatives à la demande. Le texte exhaustif des évaluations sera publié, à l'exception du nom de l'évaluateur ainsi que tout renseignement qui pourrait révéler son identité et les commentaires personnels au sujet d'autres personnes.

Règle générale, on ne prend pas de notes durant les réunions des comités d'évaluation par les pairs. Un comité d'évaluation par les pairs peut choisir de faire des commentaires sur une demande en particulier; ces commentaires sont ensuite transmis au candidat en question dans la lettre d'avis. Conformément à la politique de confidentialité du Conseil, les commentaires ne sont pas liés aux membres des comités d'évaluation par les pairs de façon individuelle.

Pourquoi le Conseil des Arts du Canada demande-t-il le numéro d'assurance sociale sur les demandes de subvention?
En vertu de la Loi de l'impôt sur le revenu, le Conseil doit inscrire le numéro d'assurance sociale d'une personne sur les T4 qu'il remet pour les subventions individuelles et les services rendus.

Principes régissant l'assistance aux auteurs de demandes
Dans le traitement de votre demande soumise en vertu de la Loi sur l'accès à l'information, nous nous engageons à :
1. Traiter votre demande sans tenir compte de votre identité.
2. Vous prêter toute l’assistance raisonnable pour faire votre demande.
3. Vous aviser, au besoin, lorsqu’il faut clarifier votre demande.
4. Faire les efforts raisonnables pour trouver et recueillir les documents demandés.
5. Appliquer les exceptions précises et limitées aux documents demandés.
6. Fournir des réponses exactes et complètes.
7. Vous fournir, en temps opportun, l'information demandée.
8. Vous fournir, s'il y a lieu, les documents sur le support et dans la langue officielle demandés.
9. Fixer un endroit approprié dans l'institution fédérale pour examiner l'information demandée.

Qu’est-ce qu'Info Source?
Info Source est une publication du gouvernement qui contient les descriptions des programmes et les catégories de documents en la possession des établissements fédéraux, dont le Conseil des Arts du Canada. Elle constitue un outil de référence clé pour les citoyens qui exercent les droits conférés par la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels. Il est possible de la consulter dans la plupart des bibliothèques publiques et universitaires ainsi que dans Internet.

Comment puis-je obtenir plus d'information?

Personne-ressource :
Debbie Stenson
Coordonnatrice de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
Conseil des Arts du Canada
350, rue Albert  C.P. 1047
Ottawa (Ontario)  K1P 5V8

Téléphone : 613-566-4414, poste 4696
Sans frais : 1 800 268-5533, poste 4696
Télécopieur : 613-566-4390